お断りメールの文例｜角を立てずに依頼を断る書き方
断るときは「感謝→お断り→代案や今後」の順にすると、相手との関係を保ちやすくなります。理由は簡潔でかまいません。
依頼を断る文例
件名：ご依頼の件について
株式会社○○
△△様
お世話になっております。□□株式会社の(氏名)です。
この度はご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
大変ありがたいお話ですが、現在の状況では○○のため、今回はお引き受けすることが難しい状況です。
せっかくのお声がけにお応えできず、申し訳ございません。
また機会がございましたら、ぜひご一緒できればと存じます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
ポイント
- まず感謝を伝えてから断る。
- 理由は正直かつ簡潔に（長い言い訳はNG）。
- 可能なら代案や「次の機会」に触れる。
よくある質問
断る理由は詳しく書くべき？
簡潔で十分です。長々と説明すると言い訳に見えます。『現在の状況では難しい』程度に留め、感謝とお詫びを添えます。
今後の関係を保つには？
『また機会があれば』と前向きな一言を添えます。断る事実より、相手への敬意が伝わるかが関係維持の鍵です。