日程調整メールの文例｜候補日を提示する書き方
打ち合わせや面談の「日程調整メール」。書き方しだいでやり取りの回数が変わります。候補日を上手に提示すれば、一往復で日程が決まることも。ここでは日程調整メールのそのまま使える文例と、スムーズに調整するためのポイントをやさしく整理します。
日程調整メールの基本
スムーズに決めるコツは複数の候補日を提示すること。相手に選んでもらう形にすると、やり取りが減ります。
- 候補日を複数
- 3つ程度を提示すると選びやすい。
- 所要時間
- どれくらいかかるかを伝える。
- 場所・方法
- 対面かオンラインかも明記。
そのまま使える文例
打ち合わせの日程を調整する例です。候補日を入れ替えて使えます。
件名：○○の打ち合わせ日程のご相談
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。△△の□□です。
○○について、打ち合わせのお時間をいただければ幸いです。
下記の候補日でご都合はいかがでしょうか。
・○月○日（○）終日
・○月○日（○）午後
・○月○日（○）午前
所要時間は約1時間、オンラインを予定しております。
ご都合のよい日時をお知らせください。
（署名）
ポイント：候補日は3つ程度、幅をもたせて提示すると相手が選びやすくなります。1つだけだと合わなければ再調整が必要に。また、所要時間や場所（オンラインの可否など）を最初に伝えておくと、相手が予定を立てやすく、やり取りの往復が減ります。
使うときの手順
- 用件と打ち合わせの目的を伝える。
- 候補日を3つ程度提示する。
- 所要時間と場所・方法を明記する。
- 相手に都合を尋ねて締める。
書くときの注意
スムーズに決めるコツ
- 候補日を複数出す
- 所要時間を伝える
- 場所・方法を明記
避けたいこと
- 候補が1つだけ
- 所要時間が不明
- 場所を書き忘れる
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まとめ
日程調整メールは、複数の候補日・所要時間・場所/方法を伝えるのが基本です。候補日は3つ程度、幅をもたせると相手が選びやすく、やり取りが減ります。最初に必要な情報をそろえて伝えれば、一往復でスムーズに日程を決められます。
よくある質問
候補日はいくつ出せばいい？
3つ程度がおすすめです。1つだけだと合わなかったとき再調整が必要になります。幅をもたせて複数提示すると、相手が選びやすく、やり取りの往復が減ってスムーズに日程が決まります。
他に書いておくべきことは？
所要時間と場所・方法です。どれくらいかかるか、対面かオンラインかを最初に伝えておくと、相手が予定を立てやすくなります。情報がそろっていると、一往復で日程が決まりやすくなります。
候補日の書き方のコツは？
日付・曜日・時間帯を明確に書きましょう。『○月○日（○）午後』のように具体的だと相手が判断しやすいです。終日・午前・午後など幅を示すと、相手の都合と合わせやすくなります。
相手から候補を聞く方がいい？
こちらから候補を提示する方がスムーズなことが多いです。相手に一から考えてもらうより、選ぶだけの形にした方が負担が少なく、早く決まります。ただし目上の相手には都合を伺う配慮も大切です。